POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

versión 01 – 30/11/2018

La empresa VASPORT S.A es consciente de la importancia de la satisfacción del cliente y de trabajar entorno a la buena gestión de su información personal. Es por ello que en alineación con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se ha creado la Política de Tratamiento de la Información para salvaguardar los datos personales de los titulares, en cualquiera que sea la etapa de tratamiento
(recolección, uso, almacenamiento, circulación), atendiendo a cabalidad los reclamos y/o solicitudes de los titulares de la información. Es importante tener presente que la ley 1581 no busca algo diferente al desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas (titulares de datos personales) a conocer, actualizar y rectificar informaciones que se hayan recolectado sobre ellas en bancos de datos o archivos y los demás derechos que refiere el artículo 15 y 20 de la constitución política de Colombia (Ver punto 6).

 

1. DEFINICIONES

Las definiciones en las que se enmarca esta política, son detalladas textualmente de la ley 1581 y el decreto 1377, siendo estos:
“Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.”(Ley Estatutaria 1581, Octubre 17 de 2012. Artículo 3 – Definiciones).
“Datos sensibles: Para los propósitos de la presente ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva
intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.”(Ley Estatutaria 1581, Octubre 17 de 2012. Artículo 5 – Datos Sensibles.)
“Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias
judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político
o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la república de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable”.(Decreto 1377, Junio 27 de 2013. Artículo 3 – Definiciones.)

 

2. PRINCIPIOS MENCIONADOS EN LA LEY.

Dados los principios rectores para el tratamiento de los datos personales señalados en el artículo 04 de la ley 1581, VASPORT S.A ajusta sus procedimientos para dar pleno cumplimiento e idoneidad a la atención de requerimientos y solicitudes de los titulares de la información. Estos principios son citados textualmente como sigue:
“a) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello
corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.”(Ley Estatutaria 1581, Octubre 17 de 2012. Artículo 4 – Principios Rectores).

 

3. DERECHOS COMO TITULAR.

“El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
c) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederáncuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.”(Ley Estatutaria 1581, Octubre 17 de 2012. Artículo 8 – Derechos de los Titulares).

 

4. DEBERES DEL RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO.

“Los responsables del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.”(Ley Estatutaria 1581, Octubre 17 de 2012. Artículo 17 – Deberes de los Responsables del Tratamiento.)

 

5. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO.

Según como se establece en la Ley 1581 del 2012, los encargados igualmente tienen deberes para con los titulares de los datos personales, como lo son:
“Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al titular, en todo tiempo. el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente ley.
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
g) Registrar en la base de datos las leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la presente ley.
h) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se le presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
1) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de responsable del tratamiento y encargado del tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.”(Ley Estatutaria 1581, Octubre 17 de 2012. Artículo 18 – Deberes de los Encargados del Tratamiento.)

 

6. MARCO LEGAL.

6.1. Artículo 15 de la Constitución Política de la República de Colombia:
“Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y
demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de
contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley”(http://www.corteconstitucional.gov.co/inicio/Constitucion%20politica%20de%20Colombia%20-%202015.pdf)
.
6.2. Artículo 20 – Constitución de la República de Colombia:
“Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”(http://www.corteconstitucional.gov.co/inicio/Constitucion%20politica%20de%20Colombia%20-%202015.pdf)

6.3. Ley 1581 del 17 de octubre de 2012:
Se determinan las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los titulares de la información de nuestros grupos de interés como lo son los clientes, proveedores, colaboradores y en general cualquier persona natural cuyos datos reposen en las bases de datos de VASPORT S.A El numeral k) del artículo 17 de esta ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a “Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento
de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.». En los artículos 22 – Trámite, 23 – Sanciones y 24 – Criterios para guardar sanciones, en cuanto a los procedimientos y sanciones que aplican para esta ley, señala que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento ocasionará sanciones. Por ende esta política de tratamiento de la información debe garantizar los parámetros idóneos para un tratamiento adecuado, según lo establecido por la ley.
6.4. Decreto 1377 del 27 de junio de 2013:
Decreto por el cual se reglamenta la ley 1581 de 2012.
6.5. Ley 1273 de 2009:
Se incurre en un delito de violación de datos personales cuando “sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, se obtenga, recopile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes”.(Ley Estatutaria 1581, octubre 17 de 2012. Artículo 4 – Principios para el Tratamiento de Datos Personales)

 

7. FINALIDAD DE TRATAMIENTO.

VASPORT S.A la cual se rige por la normatividad colombiana, es consecuente con ello y por ende está comprometida con el correcto tratamiento a los datos personales de los titulares. Atendiendo generalmente la ley 1581 y concretamente el numeral b) del artículo 4 de la ley 1581 “El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser
informada al titular”.
Por lo anterior, la finalidad del tratamiento que VASPORT S.A da a los datos personales de los titulares es la siguiente:
a) Consulta reporte de información ante operadores de bancos de datos de contenido crediticio y financiero.
b) para fines comerciales y publicitarios relacionados con opciones y productos ofrecidos al público llevada a cabo por VASPORT S.A, o por terceros.
c) Para que VASPORT S.A o un tercero autorizado por este realice al suscrito visita domiciliaria con finalidad de validar la veracidad de mis datos.
d) Para que la información sea utilizada en las etapas precontractuales, contractuales, pos contractuales, comerciales, de atención al cliente y mercadeo, procesamiento, investigación, capacitación, acreditación, consolidación, organización, actualización, reporte, estadística, encuestas, atención y tramitación.
e) Para llevar a cabo la cesión de los derechos.
f) Para tratar sus datos personales con finalidad principal de contratación, ejecución y comercialización de los bienes y servicios del responsable del tratamiento.
g) Para el contacto a través de medios telefónicos, electrónicos (SMS, chat, correo electrónico y demás medios considerados electrónicos) físicos y/o personales.
h) Para suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual VASPORT S.A, posea un vínculo contractual de cualquier índole.
i) Para acceder y consultar sus datos personales que reposen o estén contenidos en bases de datos o archivos de cualquier Entidad Privada o Pública (entre otros, los Ministerios, los Departamentos Administrativos, la DIAN, la Fiscalía, Registraduría Nacional del Estado Civil, Juzgados, tribunales y altas Cortes) ya sea nacional, internacional o extranjera.
j) Consulta o reporte con sus datos en las centrales de riesgo financiero en caso de mora o falta de pago en cualquiera de sus obligaciones, así como también para que sean utilizados con fines judiciales.
k) Para que sus datos personales sean suministrados ante cualquier autoridad administrativa y judicial siempre cuando se respeten los derechos de su información como titular y se expliquen o justifiquen los motivos de la solicitud de trasferencia de datos por estas autoridades.

VASPORT S.A, comunicará al titular de la información, cualquier modificación en las políticas establecidas para el tratamiento de bases de datos, por lo cual, todas y cada una de las modificaciones que se realicen a las Políticas de tratamiento de bases de datos y Aviso de Privacidad, serán informadas a través de los medios establecidos y en los correos electrónicos suministrados por los
titulares siempre y cuando se disponga de esta información para darla a conocer.
Se le avisa a los titulares de la información que las políticas del tratamiento de bases de datos podrá ser consultada vía email previa solicitud en el cual se encuentra el Manual Tratamiento de Bases de Datos, que contiene las políticas y procedimientos de datos personales, así como también, las políticas para el tratamiento de la información recolectada, procedimientos de consultas y reclamación con los cuales se garantizan efectivamente el derecho Constitucional del Habeas Data, por medio de consultas, rectificación, actualización, supresión de datos.

 

8. PROCEDIMIENTO PARA EL TITULAR PARA HACER VALER SUS DERECHOS.

“Requisito de procedibilidad. El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento”( Ley Estatutaria 1581, octubre 17 de 2012. Artículo 16 – Requisito de Procedibilidad).

El artículo 15 de la ley 1581, señala que los titulares de datos personales que crean que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando identifiquen algún incumplimiento de cualquiera de los deberes protegidos por esta ley, podrán interponer reclamo ante la empresa, teniendo en cuenta las siguientes pautas:
a) El reclamo se enviará mediante solicitud a VASPORT S.A, utilizando los canales de atención con la siguiente información:

    • Identificación del titular.
    • Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
    • Dirección (medio para recibir respuesta).
    • Documentos adjuntos relacionados (soporte de falta).

Se debe tener en cuenta como titular de la información, que se autoriza a VASPORT S.A para tratar los datos personales para la finalidad que da a lugar a la gestión inherente a la atención del reclamo. En caso tal que el reclamo resulte incompleto, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que corrija las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la
fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información corregida y/completada, se entenderá que ha cesado el reclamo (no continua su proceso por abandono del proceso por parte del titular).
En caso de que quien reciba el reclamo en VASPORT S.A no sea el competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y comunicará la situación al reclamante.
Siendo el área de Servicio al cliente, quien recibe, direcciona y responde el reclamo del titular, al medio que este haya designado para dicho fin.
b) Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto.
c) El tiempo máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho tiempo, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, por ningún
motivo.

 

9. CANALES DE ATENCIÓN.

VASPORT S.A tiene a disposición de los titulares de datos los siguientes canales, para la atención de las solicitudes y/o reclamos de los titulares de la información:
1. Punto de atención personal: Cra. 11b No 31-42 Bodega 11
2. Teléfono de contacto: (2) 4489315
3. Correo electrónico: contacto@vasport.com.co

 

10. AVISO DE PRIVACIDAD.

VASPORT S.A. informa que el aviso de privacidad de tratamiento de datos personales puede ser consultado en los canales de atención declarados en esta política *Ver punto anterior*.

 

11. VIGENCIA.

La política de tratamiento de la información, entra en vigencia a partir del día 30 noviembre de 2018 y regirá de manera indefinida, siendo actualizada en lapsos de tiempo de máximo 3 meses, cuyos cambios y/o actualizaciones se informarán a la Superintendencia de Industria y Comercio SIC, simultáneamente al registro Nacional de Bases de Datos RNBD.